Aplikasi POS: pengertian, fungsi, dan cara kerjanya di toko

Aplikasi POS (point of sale) adalah aplikasi kasir yang mencatat setiap penjualan tepat di titik transaksi: produk apa yang terjual, berapa harganya, diskon dan pajaknya, cara pembayarannya, siapa kasirnya, dan kapan terjadinya. Dari catatan itu aplikasi menghitung kembalian, membuat struk, mengurangi stok, dan menyusun laporan, sehingga Anda tidak perlu lagi menjumlahkan nota satu per satu di akhir hari.

Point of sale secara harfiah berarti titik penjualan, yaitu meja kasir tempat pelanggan membayar. Dulu istilah ini identik dengan mesin kasir besar di supermarket. Sekarang sebagian besar sistem POS berupa aplikasi di tablet atau HP, sehingga usaha kecil pun bisa memakainya.

Komponen sebuah sistem POS

• Perangkat kasir: tablet, HP, atau komputer tempat kasir memilih produk dan menerima pembayaran.
• Aplikasi kasir: layar katalog, keranjang, pembayaran, dan riwayat transaksi.
• Back office: halaman untuk pemilik, biasanya lewat web, untuk mengatur produk, karyawan, dan membaca laporan.
• Perangkat pendukung: printer struk, scanner barcode, laci uang. Semuanya opsional, tergantung jenis usaha.
• Penyimpanan data: di perangkat, di server, atau keduanya. Ini menentukan apakah kasir tetap bisa berjualan saat internet putus.

Apa yang dicatat dalam satu transaksi

Contoh: satu pesanan di sebuah kafe, dibayar tunai. Pajak 10% dihitung dari harga setelah diskon dan ditambahkan di atas harga.

Selain angka di atas, aplikasi POS yang baik juga menyimpan nomor transaksi, tanggal dan jam, nama kasir, dan outlet. Nama produk dan harga ikut disalin ke transaksi saat itu juga, sehingga struk lama tidak berubah ketika harga produk dinaikkan bulan depan. Inilah yang membuat riwayat penjualan bisa dipercaya untuk laporan.

Cara kerja aplikasi POS dari pesanan sampai laporan

1. 1

   Pilih produk

   Kasir mengetuk produk di katalog, mencarinya dengan nama, atau memindai barcode.

2. 2

   Sesuaikan pesanan

   Pilih varian (misalnya ukuran), tambahan, catatan item, dan diskon bila ada.

3. 3

   Terima pembayaran

   Kasir memasukkan uang yang diterima; aplikasi menghitung kembalian.

4. 4

   Simpan dan buat struk

   Transaksi mendapat nomor dan tersimpan; struk dicetak atau dibagikan.

5. 5

   Perbarui stok dan kas

   Stok produk berkurang dan kas yang seharusnya ada di laci bertambah.

6. 6

   Kirim ke laporan

   Data dikirim ke server dan muncul di laporan harian, per produk, per kasir, dan seterusnya.

Kasir manual dibandingkan aplikasi POS

Online, offline, atau keduanya?

Sebagian aplikasi POS membutuhkan internet untuk setiap transaksi. Jika sinyal hilang, kasir berhenti berjualan. Aplikasi lain menyimpan transaksi di perangkat lebih dulu, lalu mengirimnya ke server saat internet kembali. Untuk usaha di lokasi dengan sinyal naik-turun, pertanyaan ini sama pentingnya dengan daftar fitur. Penjelasan lengkapnya ada di perbandingan POS online dan offline.

Checklist memilih aplikasi POS

• Metode pembayaran yang benar-benar bisa dipakai hari ini, bukan yang masih dijanjikan.
• Apa yang terjadi saat internet putus: bisakah tetap berjualan, dan bagaimana mencegah transaksi tercatat dua kali saat data dikirim ulang?
• Perangkat yang didukung: Android atau iOS, tablet atau HP, dan jenis printer (Bluetooth, USB, LAN).
• Hak akses karyawan: bisakah kasir dibatasi dari diskon besar, pembatalan, dan refund?
• Laporan bisa diunduh (Excel, CSV, PDF) sehingga data Anda tidak terkunci di satu aplikasi.
• Kebutuhan stok: per produk saja, per varian, atau perlu hitung fisik berkala?
• Kebutuhan jenis usaha: simpan tagihan meja, pesanan dari QR meja, atau penjualan cepat di etalase.
• Biaya: apa yang dibayar sekarang, dan bagaimana Anda diberi tahu jika berubah.

Kesalahan umum saat mulai memakai POS

• Memasukkan produk tanpa merapikan nama dan kategori, sehingga kasir sulit mencari dan laporan per kategori berantakan.
• Semua karyawan memakai satu akun atau PIN pemilik. Akibatnya, tidak ada yang bisa ditelusuri.
• Menyalakan pelacakan stok tanpa mengisi stok awal, lalu bingung karena angkanya tidak cocok.
• Tidak pernah menutup shift, sehingga selisih uang beberapa hari bercampur menjadi satu.
• Menganggap tumpukan struk sebagai laporan. Struk adalah bukti per transaksi; laporan adalah rangkumannya.

Contoh aplikasi POS: InstaKasir

InstaKasir adalah aplikasi kasir Android yang dirancang untuk tablet landscape dan juga berjalan di HP, dengan Back Office web untuk pemilik. Penjualan tunai tetap tercatat saat internet putus dan dikirim otomatis saat online. Fitur lain yang relevan dengan artikel ini: manajemen stok, shift kasir, laporan penjualan, dan karyawan dengan PIN 6 digit.

Batasan yang perlu Anda ketahui: saat ini InstaKasir hanya mencatat pembayaran tunai. QRIS, transfer, e-wallet, dan kartu belum tersedia.