Cara membuat laporan penjualan harian yang bisa dicek ulang

Laporan penjualan harian adalah ringkasan semua penjualan dalam satu hari kerja. Isinya minimal: jumlah transaksi, penjualan kotor, diskon, refund atau pembatalan, penjualan bersih, pajak yang dipungut, total uang diterima per metode pembayaran, dan rincian per produk. Cara membuatnya: tetapkan jam tutup buku, kumpulkan semua transaksi hari itu, hitung angka-angka tersebut dengan urutan yang sama setiap hari, lalu cocokkan totalnya dengan uang yang benar-benar ada.

Isi laporan penjualan harian

• Jumlah transaksi: berapa kali pelanggan membayar, tanpa menghitung transaksi yang dibatalkan.
• Penjualan kotor: total harga barang yang terjual sebelum diskon.
• Diskon: semua potongan harga yang diberikan hari itu.
• Refund dan void: transaksi yang uangnya dikembalikan atau dibatalkan.
• Penjualan bersih: penjualan kotor − diskon − refund. Angka inilah yang dipakai untuk menghitung laba.
• Pajak yang dipungut: misalnya PB1 atau PPN, dicatat terpisah karena dipungut dari pelanggan.
• Total diterima per metode pembayaran: tunai, dan metode lain jika usaha Anda menerimanya.
• Rata-rata per transaksi: penjualan bersih ÷ jumlah transaksi.
• Rincian per produk: berapa unit terjual dan nilainya, untuk melihat produk yang laku dan yang tidak.

Contoh laporan penjualan harian

Contoh: sebuah kafe kecil dengan satu outlet, hari Selasa. Semua pembayaran tunai, pajak 10% ditambahkan di atas harga dan dihitung dari penjualan bersih. Ada satu transaksi senilai Rp35.000 yang direfund.

Perhatikan bahwa total rincian produk (Rp2.450.000) sama persis dengan penjualan kotor di ringkasan. Jika keduanya berbeda, ada transaksi yang terlewat atau tercatat dua kali. Cek ini membutuhkan satu menit dan menangkap sebagian besar kesalahan pencatatan.

Langkah membuat laporan secara manual

1. 1

   Tetapkan jam tutup buku

   Misalnya pukul 23.59 atau saat toko tutup. Gunakan jam yang sama setiap hari agar laporan antar-hari bisa dibandingkan.

2. 2

   Kumpulkan semua transaksi

   Nota, buku penjualan, atau ekspor dari aplikasi. Pisahkan transaksi yang dibatalkan dan direfund, tetapi jangan dihapus.

3. 3

   Hitung penjualan kotor per produk

   Jumlahkan unit terjual dan nilainya per produk, lalu jumlahkan semuanya.

4. 4

   Kurangi diskon dan refund

   Hasilnya penjualan bersih. Catat juga berapa transaksi yang mendapat diskon.

5. 5

   Pisahkan pajak

   Pajak yang dipungut ditulis di baris tersendiri, tidak dicampur ke penjualan.

6. 6

   Rekap per metode pembayaran

   Total tunai harus cocok dengan uang di laci setelah dikurangi modal awal.

7. 7

   Tulis catatan

   Kejadian yang memengaruhi angka: hujan deras, promo, produk habis, atau listrik padam.

Cocokkan laporan dengan uang di laci

Laporan baru berguna jika angkanya sesuai dengan uang yang ada. Pada contoh di atas, jika kasir memulai hari dengan modal awal Rp500.000, uang tunai di laci saat tutup seharusnya Rp500.000 + Rp2.524.500 = Rp3.024.500 (total diterima sudah memperhitungkan refund yang dibayar dari laci). Jika hasil hitungan uang berbeda, telusuri dengan langkah di artikel cara mengatasi selisih uang kasir.

Membaca laporan, bukan hanya menyimpannya

Laporan harian paling berguna jika dibandingkan. Tiga pertanyaan yang bisa dijawab dalam lima menit:

• Dibandingkan hari yang sama minggu lalu, naik atau turun? Selasa lebih adil dibandingkan dengan Selasa, bukan dengan Sabtu.
• Berapa persen diskon dari penjualan kotor? Pada contoh, 120.000 ÷ 2.450.000 ≈ 4,9%. Jika angka ini terus naik tanpa promo, periksa siapa yang memberi diskon.
• Produk mana yang hampir tidak terjual? Produk yang terjual satu atau dua unit selama berminggu-minggu memakan tempat di menu dan stok.

Kesalahan yang sering terjadi

• Mencampur pajak ke penjualan, sehingga penjualan terlihat lebih besar dari yang sebenarnya menjadi hak usaha.
• Mencatat penjualan setelah dikurangi diskon tanpa mencatat diskonnya, sehingga Anda tidak tahu berapa yang sudah diberikan.
• Menghapus transaksi yang direfund. Akibatnya, jejaknya hilang dan selisih kas tidak bisa dijelaskan.
• Jam tutup buku berubah-ubah, misalnya transaksi pukul 00.30 kadang masuk hari ini, kadang besok.
• Hanya mencatat total tanpa rincian produk, sehingga tidak ada cara mengecek kebenarannya.

Template dan alat bantu

Jika Anda masih mencatat manual, mulai dari template laporan penjualan harian yang sudah berisi kolom di atas. Untuk melihat apakah penjualan sebulan benar-benar menghasilkan laba, lanjutkan dengan kalkulator laba dan baca perbedaan omzet, pendapatan, dan laba.

Jika memakai aplikasi kasir

Aplikasi kasir menghilangkan pekerjaan menjumlahkan, tetapi tidak menggantikan kebiasaan mengecek. Di InstaKasir, laporan penjualan ada di Back Office: laporan harian, per produk, per kategori, pembayaran, diskon, refund dan void, pajak, dan lainnya, dengan filter tanggal serta unduhan CSV, Excel, atau PDF. Penjualan sebelum pajak, pajaknya, dan sesudah pajak ditampilkan terpisah.

Laporan Back Office membaca transaksi yang sudah terkirim ke server. Jika tablet sempat offline, pastikan antrean sinkronisasi sudah kosong sebelum menutup buku. Caranya ada di panduan sinkronisasi transaksi offline.